Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych

Akademii Morskiej w Gdyni

(wprowadzony zarządzeniem Rektora Nr 7 z 29.05.09)

Regulamin niniejszy określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach dotyczących wyboru Wykonawców zamówień publicznych zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą.

Określenia i definicje

§1

1. Zamawiający – Akademia Morska w Gdyni

2. Kierownik Zamawiającego – osoba reprezentująca Akademię Morską w Gdyni uprawniona do udzielania zamówień publicznych:

a. Rektor lub, pod jego nieobecność, zastępca Rektora

b. Prorektor ds. Morskich – upoważniony przez Rektora do wydatkowania środków finansowych przyznanych na potrzeby statków szkolnych

c. Kanclerz - upoważniony przez Rektora do wydatkowania środków finansowych związanych ze zwykłym zarządem uczelnią w ramach Planu rzeczowo-finansowego uczelni

d. Z-cy Kanclerza – upoważnieni przez Rektora do wydatkowania środków finansowych związanych ze zwykłym zarządem uczelnią w ramach Planu rzeczowo-finansowego uczelni oraz w ramach określonych zakresów obowiązków

3. Dysponent -

1. Kierownik Zamawiającego (jak w pkt.2)

oraz inne osoby upoważnione do dysponowania środkami zgodnie z zasadami gospodarki finansowej Uczelni tj.:

b. Prorektor ds. Nauki

c. Prorektor ds. Kształcenia

d. Dziekani

e. osoby , którym imiennie przydzielono dodatkowe środki finansowe(granty) zewnętrzne

4. Jednostki Uczelni -

1. jednostka organizacyjna –wydział, jednostka międzywydziałowa, jednostka ogólnouczelniana, pion
2. komórka organizacyjna – katedra albo komórka lub samodzielne stanowisko w pionie
3. osoba, której przydzielono dodatkowe środki finansowe (granty) zewnętrzne

5. Zespól ds. zamówień publicznych – zwany dalej AEZ, jednostka posiadająca wyłączne prawo do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości powyżej 14 000 EUR.

6. Upoważniona Jednostka – jednostka, która w zakresie przydzielonym niniejszym Regulaminem :

- przyjmuje i kompletuje Plany wydatków

- przyjmuje i kompletuje Zlecenia zamówień publicznych

- uczestniczy w pracach Komisji Przetargowej w zakresie oceny zgodności składanych ofert z opisem przedmiotu zamówienia

- monitoruje realizację umów po udzieleniu zamówienia

- posiada wyłączne prawo w uczelni do dokonywania zakupów o wartości do 14 000 EUR w zakresie upoważnienia

7. Upoważnionymi jednostkami w AM są:

- Dział Gospodarczy

- Dział Techniczny

- Dział Zaopatrzenia i Transportu

- Inżynier ds. Aparatury

- Wydawnictwo AM

- Dział Armatorski

- Biblioteka

- Pełnomocnik Rektora ds. Uczelnianej sieci komputerowej (USK)

- Kwestura

- Zespół ds. BHP i p.poż

- Dział Domów Studenckich

8. Komisja Przetargowa – zespół pomocniczy Kierownika Zamawiającego powoływany przez niego do przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z niniejszym Regulaminem

9. Sekretarz - osoba wyznaczona w Komisji Przetargowej do prowadzenia dokumentacji postępowania

10. Specjalista Zamówień Publicznych – zwany dalej Specjalistą, pracownik Zespołu ds. zamówień publicznych kierujący postępowaniami o zamówienia publiczne z przydzielonego zakresu – powoływany na przewodniczącego Komisji przetargowej

11. Prowadzący – osoba prowadząca postępowanie nie wymagające stosowania procedur ustawowych wyznaczona przez kierownika jednostki udzielającej zamówienia

12. Dokumentacja postępowania - wszelkie wymagane prawem i sporządzane dokumenty związane z udzielaniem danego zamówienia publicznego odpowiednie dla zastosowanego trybu postępowania

13. Zamówienie publiczne - odpłatna umowa zawierana między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane

Postanowienia ogólne

§2

1. Środki publiczne należy wydatkować w sposób planowy, celowy, oszczędny z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

2. Wszystkie zamówienia w Akademii Morskiej w Gdyni są zamówieniami publicznymi.

3. Zamówienia publicznego można udzielić tylko wtedy, gdy zapewnione są środki na jego realizację w Planie rzeczowo-finansowym AM.

4. Wartość zamówienia oblicza się zgodnie z postanowieniami ustawy oraz wydanymi na podstawie ustawy przepisami wykonawczymi.

5. Nie wolno w celu uniknięcia stosowania ustawy lub określonych w niej procedur dzielić zamówienia na części oraz zaniżać jego wartości.

6. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie wykluczają innych zarządzeń Rektora oraz uchwał Senatu.

Planowanie zamówień

§3

1. Rodzaje wydatków występujących w Akademii Morskiej wraz z wyznaczeniem upoważnionych jednostek lub wskazaniem braku zastrzeżonego upoważnienia do ich dokonywania określa Załącznik 1 do Regulaminu.

2. Jednostki uczelni sporządzają i przekazują w terminie do 10 listopada:

a. do odpowiednich upoważnionych jednostek informację o planowanych w następnym roku robotach budowlanych oraz planowanym zakupie sprzętu komputerowego i aparatury zgodnie z odrębnymi przepisami

b. do pozostałych upoważnionych jednostek informację o planowanym w następnym roku zwiększeniu lub znaczącym zmniejszeniu w porównaniu do roku poprzedniego wydatków podlegających tym jednostkom, jeżeli dotyczy

c. do AEZ informację o planowanym w następnym roku zwiększeniu lub znaczącym zmniejszeniu w porównaniu do roku poprzedniego wydatków, dla których nie wyznaczono upoważnionych jednostek

3. Upoważnione jednostki sporządzają i przekazują do AEZ w terminie do 30 listopada zbiorcze roczne plany wydatków dla całej uczelni odpowiednio do wyznaczonego im niniejszym Regulaminem zakresu upoważnienia, w oparciu o:

a. posiadaną wiedzę i doświadczenie

b. przekazane informacje oraz zgłoszenia wydatków

c. wykonanie roku poprzedniego

4. Plany wydatków, o których mowa powyżej ( z wyłączeniem pkt 2a), sporządza się na formularzach – wzór 1

5. AEZ opracowuje w terminie do 30 grudnia Plan zamówień publicznych – wzór 2 na podstawie:

- otrzymanych informacji oraz planów wydatków

- prowizorium budżetowego

- dostarczonego przez Kwesturę wykonania wydatków w roku poprzednim.

6. W przypadku zatwierdzonych przez Dysponenta zmian planów wydatków, jednostki przekazują stosowną informację niezwłocznie odpowiednio do Upoważnionej jednostki lub AEZ.

7. AEZ w związku ze zmianami planów wydatków dokonuje na bieżąco korekty Planu zamówień publicznych informując odpowiednie zainteresowane jednostki o ewentualnej konieczności zmiany procedur udzielania zamówień.

8. Plan zamówień publicznych oraz jego zmiany zatwierdza Rektor lub działający z jego upoważnienia Kanclerz lub Z-ca Kanclerza

9. Ujęcie pozycji w Planie zamówień publicznych nie jest tożsame z wszczęciem procedury o udzielenie zamówienia publicznego.

10. Zatwierdzony Plan zamówień publicznych jest podstawą do realizacji Zleceń o udzielenie zamówienia, jeżeli w planie rzeczowo-finansowym zarezerwowano środki na realizację takiego zamówienia.

11. Aktualny Plan zamówień publicznych publikowany jest na stronie internetowej AEZ

Udzielanie zamówień

§4

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się zgodnie z ustawą, odpowiednimi procedurami opisanymi w Regulaminie oraz aktualnym Planem zamówień

2. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych o wartości do 14 000 EUR prowadzą zgodnie z wybranym sposobem postępowania opisanym w części 1 Załącznika 2 do Regulaminu oraz zależnie od zakresu upoważnienia wynikającego z Załącznika 1 do Regulaminu:

- upoważnione jednostki – zgodnie z zakresem upoważnienia

- pozostałe jednostki uczelni samodzielnie – wyłącznie w przypadku braku wyznaczonej upoważnionej jednostki dla danej grupy wydatków

3. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych o wartości powyżej 14 000 EUR - prowadzi AEZ zgodnie z Załącznikiem 2 do Regulaminu na podstawie zleceń – wzór 3 składanych przez zainteresowane jednostki, przy czym wyznaczeni pracownicy tych jednostek::

- opisują przedmiot zamówienia

- szacują wartość przedmiotu zamówienia

- uczestniczą w pracach komisji przetargowych w zakresie stwierdzania zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z opisem przedmiotu zamawianego

- nadzorują proces realizacji zawartej umowy

§5

1. Kwestura prowadzi ewidencję wartościową udzielonych zamówień tego samego rodzaju zgodnie z grupami wydatków określonymi w Załączniku 1

2. Kwestura wstrzymuje finansowanie oraz informuje AEZ w przypadku przekroczenia kwoty granicznej dla wydatkowania bez stosowania procedur ustawowych w grupach wydatków, które zgodnie z obowiązującym Planem zamówień nie podlegają procedurom ustawowym.

§6

1. Wszystkie zamówienia publiczne w Akademii Morskiej podlegają rejestracji.

2. Rejestracji zamówień publicznych w Uczelni dokonują:

a. jednostki Uczelni prowadzące postępowania do 14 000 EUR – w swoich rejestrach

b. AEZ, dla zamówień o wartościach powyżej 14 000 EUR - w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych (CRZP)

3. Rejestry, o których mowa w ust. 2 powinny zawierać co najmniej:

a. datę udzielenia zamówienia

b. określenie przedmiotu zamówienia

c. wartość szacunkową zamówienia

d. symbol grupy wydatków wg Załącznika 1 do Regulaminu

e. wartość netto i brutto udzielonego zamówienia

f. nazwę i adres wybranego Wykonawcy

§7

1. Zamówienia przeprowadzone niezgodnie z ustawą nie będą finansowane przez AM.

2. Zamówienia przeprowadzone niezgodnie z regulaminem mogą być podstawą odpowiedzialności dyscyplinarnej i materialnej pracownika przewidzianej zgodnie z właściwymi przepisami.

3. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się formularze i wzory dokumentów oraz opisy dokumentów przedstawione w Załączniku 4 do Regulaminu.

Zasady doskonalenia systemu zamówień publicznych

§8

1. Zespół ds. zamówień publicznych cyklicznie ocenia działanie poszczególnych elementów systemu i proponuje poprawki
2. W imieniu Zespołu Kanclerz przedstawia projekty stosownych zmian przepisów wewnętrznych do wprowadzenia Zarządzeniem Rektora
3. Kanclerz lub odpowiedni z-ca Kanclerza jest upoważniony do bieżącej aktualizacji treści Załączników do Regulaminu.
4. Aktualne podstawowe formularze do stosowania w AM dostępne są na stronie internetowej AEZ.